POLÍTICA DE PROTECCIÓN DEL DERECHO FUNDAMENTAL DE HABEAS DATA Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

IKENGA S.A.S.

Bogotá, junio de 2017


I. INTRODUCCIÓN


El presente documento de Política de Protección del derecho fundamental de Habeas Data y de tratamiento de datos personales, en adelante La Política, de la empresa IKENGA S.A.S., en adelante IKENGA, con N.I.T. 900629150-2, fue elaborada con el propósito de adoptar y definir las reglas aplicables al tratamiento de datos personales de sus clientes, proveedores y empleados, entre otros; para que éstos puedan conocer los derechos que les asisten y los deberes de la compañía en la materia; y para establecer los procedimientos aplicables a su interior para garantizar el ejercicio de sus derechos.


Lo anterior, teniendo en cuenta que IKENGA es una empresa constituida mediante documento privado de Asamblea de Accionistas del 14 de junio de 2013, inscrita el 25 de junio de 2013 en la Cámara de Comercio bajo el número 01742272 del Libro IX; que las actividades de IKENGA están dirigidas a el desarrollo de aplicaciones, juegos, software, redes sociales, contenido y demás actividades orientadas a mejorar las finanzas de las personas. Además, IKENGA está facultada para realizar en Colombia o en el exterior cualquier actividad lícita, comercial o civil.


Ahora bien, la presente política se dicta en el marco del desarrollo del objeto social de IKENGA, atendiendo las normas constitucionales, legales y reglamentarias en la materia, en especial los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y del Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia.


Esta Política regula los procedimientos internos de IKENGA relacionados con la protección del derecho de habeas data de los titulares, cuyos datos personales reposen en bases de datos de la compañía.


Como quiera que La Política se construyó y diseñó a partir de normas constitucionales, legales y reglamentarias en la materia, es obligatoria para IKENGA, todos sus empleados, trabajadores, directores de todos los niveles, y contratistas, independientemente del vínculo jurídico o contractual que los una, siempre que implique el tratamiento de datos personales, en cualquiera de sus modalidades sobre los que IKENGA tenga responsabilidad, de conformidad con lo que la ley establece para el efecto.


II. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS


A efecto de comprender, interpretar y aplicar La Política, se adoptan las siguientes definiciones de conceptos y términos relevantes, de conformidad con lo que la ley y los reglamentos disponen en lo pertinente:


Autorización: Consentimiento previo, expreso, verificable e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.


Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.


Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.


Datos sensibles: Aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso puede generar su discriminación; entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.


Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

 

En relación al tratamiento de datos personales de clientes, proveedores y empleados, IKENGA asumirá las calidades de Responsable y Encargada para el tratamiento de los respectivos datos personales.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, difusión o supresión.


III. FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES


IKENGA almacena y utiliza los datos personales que recopila en ejecución de su objeto social para las siguientes finalidades legítimas, de conformidad con lo establecido en la ley:


a) Registro de sus clientes, distribuidores, proveedores, y contratistas de los distintos tipos de negocio.


b) Elenvíodecorrespondencia,correoselectrónicosocontactotelefónicoconsus clientes, distribuidores y contratistas, de campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos y servicios, información de productos y servicios, actividades de mercadeo, ventas, satisfacción de los beneficiarios de servicios y bienes. 


c) Para compartirlos o enviarlos a terceros, con quienes realice alianzas o contratos con las finalidades relacionadas con la ejecución de las actividades comprendidas en su objeto social; o a quienes les encargue el tratamiento de datos personales bajo su responsabilidad.

d) Obtener información de grupos de interés para el relacionamiento de la compañía

e) Seleccionar o vincular personal, administrar contrataciones, manejar relaciones laborales y cumplir las obligaciones derivadas de la misma, otorgar beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros; así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa.

f) Envío a distribuidores, proveedores, contratantes y contratistas información relacionada con la ejecución de los correspondientes contratos.

g) Envío a los clientes información relacionada con la ejecución de los correspondientes contratos, obras o servicios prestados.

h) Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia, de ser necesario en la ejecución de actividades comprendidas en su objeto social, con sus consumidores, proveedores o contratistas.

i) Análisis de prospectiva con fines comerciales de consumidores, proveedores distribuidores y contratistas.

j) Para la realización de actividades de conocimiento al cliente, relacionamiento comercial o publicitario, gestión de ventas de campañas publicitarias, promociones, lanzamientos de productos, información de productos, actividades de mercadeo, ventas, satisfacción del cliente.

k) Para el cumplimiento de las actividades relativas al objeto social, la prestación de los servicios que ofrece a sus clientes a través de los cursos, metodologías y dinámicas que imparte, para, entre otros aspectos, el mejoramiento de las finanzas personales.


l) Los datos personales serán conservados en las correspondientes bases de datos, ficheros o sistemas de información de IKENGA por el periodo acorde con la respectiva finalidad para los cuales fueron recopilados y objeto de tratamiento.


IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES


Los titulares de los datos personales, contenidos en bases de datos, archivos, ficheros sistemas de información o similares de IKENGA, tienen derecho, de conformidad con las normas en la materia, a:


a) Recibir solicitud de autorización para el tratamiento de sus datos.

b) Emitir autorización para el tratamiento de sus datos pernales.

c) Presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos relativos al tratamiento y

contenido de sus datos ante IKENGA.

d) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

e) Solicitar a IKENGA prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de

sus datos personales.

f) Obtener de IKENGA, respuesta a sus consultas, peticiones, quejas, reclamos,

solicitudes de actualización, rectificación o exclusión de sus datos personales; y de la información relacionada con el tratamiento de sus datos personales, por cualquier medio, incluido el electrónico, de tal forma que ésta sea de fácil lectura y sin barreras técnicas que impidan su acceso.

Para estos efectos, el titular podrá autorizar a terceros, a su representante legal o a sus causahabientes, según sea el caso, y entiende que éstos podrán ser solicitados por autoridades administrativas y/o judiciales.

g) Solicitar a IKENGA la exclusión de sus datos personales, e información personal de sus bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares.

h) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal de bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares, a menos de que exista un derecho contractual específico.


V. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


La solicitud de autorización para el tratamiento de datos personales por parte de IKENGA deberá ser libre y expresa y contener:


 a. La identificación del responsable del tratamiento.

b. Los datos que se desean recopilar.

c. La finalidad de la recolección y del tratamiento que se le impartirá a los datos.

d. Los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales.

e. Si se van a recopilar datos personales sensibles se deberá indicar de forma expresa que su entrega no es obligatoria ni supeditar la prestación de un servicio venta de un bien a su entrega e indicar la finalidad correspondiente.


En el marco del desarrollo del objeto social de IKENGA, teniendo en cuenta que entre sus funciones se encuentran aquellas actividades orientadas a mejorar las finanzas de las personas; IKENGA podrá realizar estudios financieros con el fin de cumplir fielmente con su objetivo. Por lo tanto, en la autorización libre y expresa del Titular de los datos, IKENGA podrá tratar datos relacionados con los ingresos y egresos económicos del titular, estados financieros y todos los datos relativos con las finanzas del titular, entregados libremente por el titular, los cuales se utilizarán para la exclusiva finalidad de la aplicación de los cursos, dinámicas y metodologías de mejoramiento de las finanzas personales. Lo anterior, dando siempre el adecuado tratamiento de los datos y en estricta reserva.


   VI. DEBERES DE IKENGA EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


 IKENGA tiene los siguientes deberes en la ejecución de La Política, de conformidad con lo que la ley y los reglamentos establecen para el efecto:


a) La protección del derecho fundamental de habeas data.

b) Las medidas y procedimientos al interior de IKENGA para que la empresa y sus empleados respeten el derecho fundamental de habeas data y de tratamiento de datos de los titulares que así lo han autorizado.

c) Solicitar al titular de los datos personales autorización expresa para su tratamiento.

d) Conservar la autorización expresa de tratamiento de datos emitida por el correspondiente titular, y tenerla disponible para ser consultada con posterioridad.

e) Atender oportunamente, de conformidad con lo que establecen las normas en la materia, las consultas y reclamaciones presentadas por los titulares de datos personales.

f) Obtener autorización del titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales objeto de tratamiento.

g) Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.

g) Regular, de requerirse, los contratos con terceros el acceso a bases de datos, archivos, ficheros, sistemas de información y similares que contengan datos personales.

i) Al momento de la recolección de datos, informar al titular de los datos la finalidad para la cual se recopila esa información.

j) Reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio los eventos en los que se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración dela información de los Titulares.


VII. DATOS SENSIBLES


De conformidad con la correspondiente definición contenida en el Capítulo II de La Política y en las correspondientes normas legales y reglamentarias, son datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso puede generar su discriminación; entre otros, aquellos relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.


Por tanto, en principio, IKENGA no requiere de información sensible de titulares para el desarrollo de sus actividades comerciales o de satisfacción del cliente.


De requerirse, al momento de recopilar datos sensibles, IKENGA informará al titular respecto del carácter facultativo en su entrega.


En consecuencia, IKENGA se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles de ser el caso.

La autorización de uso de datos sensibles es facultativa y no constituye condición para acceder a ninguno de los productos o servicios de IKENGA.


VIII. DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y NIÑAS


En principio, IKENGA no requiere de datos personales de niñas o niños para el desarrollo de sus actividades comerciales o de satisfacción del cliente.

De requerirse, al momento de recopilar datos sensibles, IKENGA informará al titular respecto del carácter facultativo en su entrega.

De requerirse, IKENGA le imparte un tratamiento confidencial a la información y datos personales de los niños, niñas y adolescentes, y corresponden a aquellos de naturaleza pública, generales o que no sea posible identificar al titular, en respeto de sus derechos fundamentales y en estricta observancia del interés superior que lo protege. 



Los datos personales de niños y niñas, de requerirse, serán utilizados por IKENGA garantizando que se utilizan para su óptimo desarrollo, respetando el interés superior del niño.


IX. CESIÓN O COMUNICACIÓN DE DATOS PERSONALES


La transferencia a terceros de datos personales sin la autorización de sus titulares está prohibida, salvo las excepciones que la ley establece para el efecto.


La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro correspondiente de IKENGA con la anotación de la autorización previa del titular de la información; y para una finalidad legítima de conformidad con lo que la ley establece para el efecto.


El incumplimiento de esta prohibición por parte de trabajadores o empleados de IKENGA de cualquier nivel, será considerado como falta grave, y podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral con justa causa, sin indemnización de conformidad con lo que el Reglamento Interno de Trabajo disponga para el efecto. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones civiles o comerciales que por responsabilidad sean procedentes para el resarcimiento de los perjuicios que se hubiesen podido causar; y de la imposición administrativa por las autoridades competentes, de sanciones o multas por la inobservancia de las normas legales vigentes en la materia.


El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores o contratistas de IKENGA, será considerado como justa causa para dar por terminada la respectiva relación contractual sin perjuicio de las acciones civiles que por responsabilidad sean procedentes para el resarcimiento de los perjuicios que se hubiesen podido causar; y de la imposición administrativa por las autoridades competentes, de sanciones o multas por la inobservancia de las normas legales vigentes en la materia. En los contratos con los proveedores o demás contratista de IKENGA se incluirá la correspondiente cláusula, de conformidad con lo previsto en el presente párrafo.

 


X. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN


10. 1. Generalidades


De conformidad con la ley, los titulares de datos personales tienen derecho a acceder a ellos y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a consultarlos periódicamente, solicitar su rectificación, actualización, en caso de ser inexactos, o a solicitar su exclusión y eliminación, cuando lo consideren oportuno.


En consecuencia, al interior de IKENGA se han diseñado e implementado los siguientes procedimientos en orden a garantizar los derechos de los titulares de datos personales, los cuales se ponen en funcionamiento una vez el correspondiente titular presente la solicitud de que se trate, por los siguientes canales así:


I. En nuestras oficinas ubicadas en la Carrera 14 No. 76 - 26, Bogotá D.C.

II. A través del servicio de correo físico en la Carrera 14 No. 76 - 26, Bogotá D.C

III. En la dirección electrónica andres.morales@ikenga.com.co 


IKENGA dejará constancia de la fecha de recibo de la solicitud de consulta o reclamo en cada uno de los diferentes canales dispuestos para ese efecto.


Los mecanismos referidos podrán ser utilizados por los titulares o terceros con autorización legal para actuar en su nombre con los siguientes propósitos, en los términos establecidos en la ley, así:


10.2. El ejercicio del derecho de acceso

El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de IKENGA el titular podrá elevar una solicitud por los canales indicados, señalando la información que desea consultar o conocer. La solicitud será atendida por IKENGA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.


Si no fuere posible atender la petición dentro del término indicado en el párrafo anterior, se informará al solicitante, indicando las razones de la demora y señalando la fecha en la que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales a los diez (10) primeros, siguientes al vencimiento del primer término.

IKENGA proporcionará toda la información que repose en sus bases de datos del Titular solicitante.


10.3. Presentación de reclamos


El titular de datos personales o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos de IKENGA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y/o revocatoria de la autorización, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley a cargo de IKENGA, podrán presentar un reclamo ante esta compañía, el cual será tramitado en cumplimiento del siguiente procedimiento y reglas: Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente podrán ejercerse por i) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad; o ii) su representante, previa acreditación de la representación.


Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada y, en consecuencia, no será atendida ni objeto de respuesta. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por IKENGA y contener, al menos, la siguiente información:


 El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

 Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante y su calidad de causahabiente o de representante.

 La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el solicitante busca ejercer alguno de los derechos. 

 En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la

localización de los datos personales.

Si el reclamo no cumple con los requisitos señalados, IKENGA requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, y el solicitante no presenta la información necesaria, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El reclamo será atendido por IKENGA en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo por los canales señalados.

Si no fuere posible atender y resolver el reclamo dentro de dicho término, así se informará al interesado, indicando las razones de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso, podrá exceder los ocho (8) días hábiles iniciales, siguientes al vencimiento del primer término.


XI. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL RESGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD


La información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD deberá actualizarse dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada; o anualmente entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018.


Se consideran cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.


Dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los Responsables del Tratamiento deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares.


El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se deberá realizar en el segundo semestre de 2017 con la información que corresponda al primer semestre del 2017.


XII. DEPARTAMENTO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN Y TRÁMITE DE SOLICITUDES DE CONSULTA Y RECLAMOS


El departamento o persona responsable de atender las peticiones de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, así como de la vigilancia del cumplimiento de la presente política y de las normas en la materia, que se designa en esta oportunidad para ese efecto es Nathalia Baron, correo electrónico servicioalcliente@ikenga.com.co, teléfono 7569440, ubicado en la Carrera 14 No. 76 - 26, Bogotá D.C.


La presente Política de Protección del derecho fundamental de Habeas Data y de tratamiento de datos de la entidad IKENGA se expide en su gerencia.


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